Nel momento in cui l'azienda affida a un fornitore esterno la realizzazione di un sito, lo sviluppo di un software, la gestione di una piattaforma e-commerce o una campagna pubblicitaria, il contratto firmato non definisce soltanto il compenso: stabilisce chi resta proprietario di ciò che viene prodotto e chi conserverà il controllo degli strumenti operativi una volta terminata la collaborazione.
Sotto l'etichetta di contratto di servizi digitali confluiscono rapporti giuridicamente eterogenei, riconducibili a seconda dei casi all'appalto, al contratto d'opera o alla somministrazione periodica.
Questa qualificazione in mancanza di clausole espresse, fa sì che ciascun inquadramento porti con sé termini di decadenza, criteri di accettazione e facoltà di recesso differenti, spesso disciplinati da norme del codice civile nate per contesti ben diversi da quello digitale.
Ecco perché sapere come redigere in modo attento un contratto di servizi digitali può essere utile al fine di evitare successive controversie.
Proprietà intellettuale, codice sorgente e titolarità degli account
Il punto più frainteso dei rapporti di fornitura digitale riguarda la convinzione, diffusa tra i committenti, che pagare il corrispettivo comporti automaticamente l'acquisto dei diritti su quanto realizzato.
La legge sul diritto d'autore stabilisce il contrario, perché i diritti di utilizzazione economica nascono in capo all'autore e il loro trasferimento richiede una cessione espressa, che l'articolo 110 impone di provare per iscritto.
Un contratto silenzioso sul punto [SM1] può quindi generare incertezze sulla titolarità e sull'estensione dei diritti relativi al software, al codice sorgente, ai layout grafici, alla documentazione tecnica e alle banche dati realizzati durante l'incarico, che andrà ricostruita interpretando la volontà delle parti.
La clausola dovrebbe indicare in modo analitico gli elaborati oggetto di trasferimento, il momento in cui la cessione produce effetti, che può essere contrattualmente subordinato alal pagamento integrale[SM2] , e la sorte dei componenti riutilizzabili che il fornitore impiega su più progetti.
Quest'ultimo aspetto merita attenzione particolare nello sviluppo software, dove il prodotto finale incorpora quasi sempre framework, librerie di terze parti e moduli proprietari sviluppati in precedenza.
La soluzione praticabile consiste nel distinguere le componenti realizzate specificamente per il committente, che vengono cedute, da quelle preesistenti, sulle quali il cliente riceve una licenza perpetua e non esclusiva sufficiente a utilizzare e far mantenere il prodotto.
Vanno inoltre elencate le librerie open source impiegate con le rispettive licenze, perché alcune impongono obblighi che si trasmettono al prodotto derivato.
Sul fronte degli strumenti operativi la questione si sposta dalla proprietà intellettuale all'intestazione degli account, e l'errore ricorrente consiste nel lasciare che dominio, spazio hosting, profilo pubblicitario, proprietà analitica e piattaforma di invio email risultino registrati a nome dell'agenzia.
Stabilire fin dalla firma che tutte le utenze vengono aperte con credenziali del cliente, il quale concede al fornitore un accesso delegato revocabile, evita che la fine del rapporto si trasformi in una trattativa sul rilascio di ciò che l'azienda ha pagato.
Oggetto, collaudo e varianti in corso d'opera
La descrizione dell'oggetto rappresenta la sezione più delicata del contratto. Un capitolato dettagliato che indichi analiticamente le attività comprese, quelle escluse e quelle attivabili solo su richiesta separata riduce drasticamente lo spazio per le interpretazioni personali.
Per una verifica mirata di queste clausole, molte imprese si affidano oggi a servizi di consulenza legale online, che permettono di far redigere completamente o revisionare il testo da un professionista qualificato interamente a distanza.
Quando la fornitura comprende lo sviluppo di prodotti digitali, il contratto deve disciplinare con precisione le modalità di verifica delle consegne, indicando criteri oggettivi di accettazione, l'ambiente in cui eseguire il collaudo e il termine entro cui il committente è tenuto a comunicare eventuali difformità.
In assenza di previsioni contrattuali esplicite, si applicano i termini del codice civile: per l'appalto la denuncia dei vizi va fatta entro sessanta giorni dalla scoperta (con prescrizione biennale dalla consegna), mentre per il contratto d'opera i termini scendono rispettivamente a otto giorni e a un anno.
Le richieste che emergono a progetto avviato costituiscono il secondo fronte di attrito e riguardano funzionalità aggiuntive, pagine non preventivate, integrazioni con applicativi terzi o revisioni grafiche sostanziali.
Una procedura scritta che subordini l'esecuzione di ogni variazione a un'approvazione formale contenente costo, tempi aggiuntivi e impatto sul cronoprogramma protegge entrambe le parti.
Corrispettivo, cronoprogramma e ritardi imputabili al committente
La struttura economica del rapporto va costruita in coerenza con la natura della prestazione, distinguendo il prezzo fisso a corpo, adatto ai progetti con perimetro definito, dal corrispettivo a consumo calcolato su giornate o su ore, che si presta alle attività di manutenzione evolutiva.
Nei rapporti continuativi il canone periodico richiede la specificazione del monte ore incluso e del trattamento delle eccedenze, altrimenti destinate a diventare oggetto di discussione mensile.
Il collegamento tra pagamenti e avanzamento del progetto attraverso stati di avanzamento riduce l'esposizione finanziaria del fornitore e offre al committente un controllo progressivo sulla qualità delle consegne.
La facoltà di sospendere le attività in caso di inadempimento del cliente trova fondamento nell'articolo 1460 del codice civile, ma la sua applicazione ai servizi digitali richiede cautela perché la sospensione di un hosting o di una casella di posta produce effetti sproporzionati rispetto all'inadempimento.
Conviene quindi graduare la clausola, distinguendo le attività di sviluppo e ottimizzazione, sospendibili con un preavviso ragionevole, dai servizi la cui interruzione bloccherebbe l'operatività aziendale.
Il cronoprogramma in un contratto dovrebbe quindi indicare per ciascuna fase gli input attesi dal cliente con le relative scadenze, prevedendo lo spostamento automatico dei termini successivi e, nei ritardi prolungati, il diritto del fornitore a un compenso per il fermo lavorativo.
Riservatezza, protezione dei dati personali e uscita dal rapporto contrattuale
L'esecuzione di servizi digitali comporta quasi sempre l'accesso del fornitore a informazioni che l'azienda non condivide all'esterno, dalle anagrafiche clienti ai listini riservati, dalle strategie commerciali alle configurazioni tecniche dei sistemi.
La clausola di riservatezza dovrebbe definire cosa rientra nell'informazione confidenziale, quali eccezioni operano per i dati già pubblici o legittimamente acquisiti altrove, e per quanto tempo l'obbligo sopravvive alla cessazione del rapporto, termine che nella prassi viene fissato tra i tre e i cinque anni.
Se il fornitore tratta dati personali per conto del committente, come accade con la gestione di una piattaforma di vendita o di un sistema di invio newsletter, la nomina a responsabile del trattamento prevista dall'articolo 28 del Regolamento europeo non è facoltativa e richiede un atto scritto con contenuto minimo vincolato, che comprende tra l’altro oggetto e durata del trattamento, categorie di interessati, misure di sicurezza adottate, disciplina dei subincaricati e obblighi al termine del servizio.
La mancata formalizzazione espone entrambe le parti a sanzioni indipendentemente dal verificarsi di una violazione.
La fase conclusiva del rapporto merita una disciplina altrettanto analitica di quella iniziale, perché è il momento in cui il committente rischia di restare privo dell'accesso agli strumenti su cui poggia la propria attività.
Il contratto quindi dovrebbe elencare cosa viene consegnato alla cessazione, ossia credenziali di tutti i servizi, esportazione completa delle banche dati in formato leggibile, backup dell'ambiente di produzione, file sorgente dei materiali grafici e documentazione tecnica aggiornata, fissando un termine perentorio per la riconsegna.
Nei rapporti che coinvolgono infrastrutture complesse conviene prevedere un periodo di assistenza alla migrazione verso il nuovo fornitore, remunerato separatamente e limitato nel tempo, insieme all'obbligo di cancellare i dati residui una volta completato il passaggio.
Va infine ricordato che nei contratti predisposti unilateralmente su modulo le clausole limitative della responsabilità, quelle che attribuiscono facoltà di recesso o sospensione e le deroghe alla competenza territoriale richiedono la specifica approvazione per iscritto prevista dall'articolo 1341 del codice civile, in mancanza della quale restano prive di efficacia.